Además, aparte de la correspondencia y los registros magnéticos debe considerarse la documentación en operaciones de comercio exterior (Banco Central y Dirección de Aduanas), las de contratos y operaciones financieras (bancos comerciales) y otros documentos como escrituras, actas de directorios y documentación de negocios.
Para fines legales de conservación, la documentación de respaldo de las transacciones de las empresas sigue la suerte de los libros de contabilidad, es decir, debe mantenerse durante el tiempo que indican las disposiciones legales.
¤ EL CÓDIGO DE COMERCIO, EN SU ARTÍCULO 44 ESTABLECE QUE «LOS COMERCIANTES DEBEN CONSERVAR LOS LIBROS DE SU GIRO HASTA QUE TERMINE DE TODO PUNTO LA LIQUIDACIÓN DE SUS NEGOCIOS».
¤ EL CÓDIGO TRIBUTARIO, POR SU PARTE, SEÑALA, EN SU ARTÍCULO 17, INCISO 2.°, QUE «LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DEBEN SER CONSERVADOS POR LOS CONTRIBUYENTES, JUNTO CON LA DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE, MIENTRAS ESTÉ PENDIENTE EL PLAZO QUE TIENE EL SERVICIO DE IMPUESTOS INTERNOS PARA LA REVISIÓN DE LAS DECLARACIONES».
Estos plazos de prescripción están contenidos en el artículo 200 de este mismo Código y son:
¤ TRES AÑOS DESDE EL VENCIMIENTO DEL IMPUESTO RESPECTIVO, COMO NORMA GENERAL.
¤ SEIS AÑOS SI LA DECLARACIÓN DE IMPUESTOS NO SE PRESENTÓ O FUESE MALICIOSAMENTE FALSA (DOLOSA).
¤ DIEZ AÑOS SI LA PRESCRIPCIÓN SE INTERRUMPE MEDIANTE RECONOCIMIENTO ESCRITO DE LA OBLIGACIÓN TRIBUTARIA POR PARTE DEL CONTRIBUYENTE.
Otras disposiciones, como el artículo 19 de la Ley de Bancos, establecen que estas entidades deben conservar los libros y documentación por diez años, salvo que la Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras autorice su destrucción con anterioridad.
La validez legal para usos comerciales de la documentación y libros de contabilidad se satisface con el cumplimiento de la obligación que tienen todas las empresas de timbrar y registrar en el Servicio de Impuestos Internos dicha documentación y libros convencionales o digitales, pagando —cuando procede— el impuesto de timbre establecido en el D.L. N.° 3.475 de 1980.
